اولین خبرنامه الکترونیکی در حوزه آموزش منابع انسانی

h

مطالب مشابه:

چگونگی پیاده سازی ۵S در سازمان

اصول پیاده سازی ۵S در هشت گام زیر خلاصه شده است. بدیهی است رعایت توالی و اجرای کامل گام‌ها در موفقیت برنامه دارای اهمیت اساسی …

مزایا و چالش های به کار گیری CRM

مزایای مدیریت ارتباط با مشتری برای سازمان‌ها: مد نظر قرار دادن مدیریت ارتباط با مشتری، می‌تواند مزایای بی شماری برای سازمان‌ها فراهم کند، از جمله: …

تعریف نیازسنجی آموزشی و دلایل اهمیت آن

آشنایی با نیازسنجی آموزشی و دلایلی اهمیت آن

اگر شما مدیر یک بنگاه تجاری هستید و به این موضوع اذعان دارید که آینده تجاری سازمان شما در گرو رضایت ذینفعان، از کیفیت خدمات …

گزارشت را قورت بده! راهنمای جامع گزارش نویسی

گزارش نویسی یکی از دغدغه های اصلی دانش‌آموزان، دانشجویان و حتی کارمندان است. این کار به ظاهر ساده وقتی با آن رو‌به‌رو می‌شویم ناگهان سخت …

دوره‌های آرنگ:

درک نقش رییس جلسات

نحوه اداره جلسات و نقش رییس جلسه

امتیاز
5/5

در گذشته راجع به ضرورت تشکیل جلسات و نحوه برنامه ریزی برای تشکیل جلسه مانند انتخاب اعضا و تعیین محل جلسات صحبت کردیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم راجع به نحوه‌ی اداره کردن یک جلسه و اهمیت رییس آن صحبت کنیم.

درک نقش رییس جلسات

رئیس‌ جلسه‌ همزمان‌ اداره کننده‌ جلسه‌ و عضو فعال‌ آن‌ نیز محسوب‌ می‌شود.در صورتی‌ که‌ پیشرفت‌ جلسه‌ رضایت‌بخش‌ نباشد، می‌تواند محدودیت‌هایی‌ وضع‌ کند و در مورد نقطه نظرات‌ خود به طور فعال‌ بحث‌ کند.این فرد اختیار تعیین مقررات برگزاری جلسات را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانین حاکم بر جریان مذاکرات، حفظ نظم و برگزاری موفقیت آمیز جلسات است.

مهارت‌های رئیس جلسه:

  • قاطعیت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشکلات
  • توانایی خلاصه کردن مذاکرات به شکلی مفید و قابل فهم
  • انعطاف پذیری به هنگام برخورد با سبک و لحن متفاوت افراد
  • پذیرایی نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آن‌ها
  • رعایت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شرکت‌کنندگان و توجه یکسان به آن‌ها

رئیس جلسه باید قبل از شروع جلسه بسته به هدفی که یک جلسه دنبال ‌می‌کند شیوه مدیریت آن را‌‌‌ترسیم کند و فی‌البداهه به سراغ هدایت جلسات نرود.

وظایف رییس جلسات

شناسایی شرکت‌کنندگان:

از قبل در مورد کلیه افرادی که قرار است در جلسه حضور یابند کسب اطلاع کنید و با آن‌ها آشنا شوید.

رعایت عدالت:

 جانب عدالت را رعایت کنید تا کلیه گروه‌‌های ذینفع فرصت بیان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن‌بست رسیدن جلسات جلوگیری شود.

شناسایی تیپ‌‌های شخصیتی:

باید از مهارت‌‌های فردی خود در زمینه شناخت تیپ‌‌های مختلف شخصیتی و سازگار شدن با آن‌ها استفاده کنید.

فراهم آوری تسهیلات لازم:

 قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحریر، کاغذ یادداشت و…مربوط به جلسات، قبل از ورود شرکت‌کنندگان بر روی میز محل استقرار آنان، نشانه نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسیله برگزارکنندگان جلسه را برای شرکت‌کنندگان تسهیل ‌می‌نماید.

تأکید بر اهداف:

 اگر ریاست جلسات را بر عهده دارید، کار را با خلاصه کردن اهداف کلی و جزئی آغاز کنید تا کلیه شرکت‌کنندگان در طول نشست آن‌ها را به خاطر داشته باشند.

کاربرد آیین نامه‌‌های قانونی:

با کمک آیین‌نامه‌‌های قانونی ‌‌‌می‌توان جلسه را کنترل کرد و در عین حال به موضوع بحث جهت داد.این آیین‌نامه‌‌ها نشان دهنده آن دسته از اختیارات قانونی هستند که به واسطه قوانین و مقررات حاکم بر نحوه تشکیل جلسات در اختیار رییس جلسه قرار دارند.

تشخیص مخالفت‌‌ها:

اگر فکر ‌می‌کنید نقطه نظراتتان با مخالفت شدید افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسایی و قبل از تشخیص جلسه به نحوی با آن‌ها گفتگو کنید.

وضعیت ظاهر و شیوه سخن گفتن:

 وضعیت ظاهر و طرز صحبت کردن ما ضامن انتقال صحیح پیام به دیگران است.باید با اعتماد به نفس کامل و واضح صحبت کنید.داشتن ظاهری «حرفه‌ای» موجب ‌‌می‌شود که مخاطبان هنگام شنیدن صحبت‌‌هایمان احترام بیشتری برای ما قائل شوند.

گوش دادن به صحبت دیگران:

درست گوش کردن در نشست‌‌ها به اندازه درست صحبت کردن (و گاه بیش از آن) اهمیت دارد.باید معانی مستتر در پس کلمات و عبارات را دریابید.

نکته:

با اشتیاق به سخنان حاضرین در جلسات گوش دهید.

وقتی یکی از شرکت‌کنندگان مشغول مطرح کردن نظراتش است، حرف وی را قطع نکنید و بگذارید با خیالی آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.

نکته:

از تحمیل عقیده خود اجتناب کنید.

اجزای جلسه

اجزای عمده جلسات عبارتند از:

  • محتوا
  • تعامل
  • ساختار

محتوا

عبارتست از اطلاعات، دانش، تجربه، عقاید، ایده‌‌ها، اسطوره‌‌ها، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی که شرکت‌کنندگان همراه خود به جلسه ‌می‌آورند.

رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:

  • مباحث را خلاصه کند.
  • از موضوع خارج نشود.
  • ابتکار عمل داشته باشد.
  • قدرت تصمیم‌گیری جلسه را بیازماید.

تعامل

عبارتست از نحوه همکاری شرکت‌کنندگان در پروراندن محتوای جلسه و شامل احساسات، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی ‌‌می‌شود که در همکاری، گوش فرا دادن، اشتراک مساعی، اعتماد و صراحت شرکت‌کنندگان تأثیر ‌می‌گذارد.

رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:

  • عکس العمل‌‌ها و احساسات را بررسی کند.
  • اختلاف نظر و تقابل‌‌ها را مورد تشویق قرار دهد.
  • اشتراک مساعی را تقویت کند.
  • حل و فصل تضادها را تسهیل کند.

ساختار

عبارتست از نحوه سازماندهی اطلاعات و شرکت‌کنندگان به منظور وصول به هدف جلسه.

رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:

  • ضوابط و مقررات برای جلسه وضع کند.
  • نقش‌‌ها را مشخص کند.
  • هدف‌‌ها را بیان کند.
  • وقت را کنترل کند.
  • دستور کار تهیه کند.