گزارش نویسی یکی از دغدغه های اصلی دانش‌آموزان، دانشجویان و حتی کارمندان است. این کار به ظاهر ساده وقتی با آن رو‌به‌رو می‌شویم ناگهان سخت و دشوار می‌شود. علت چیست؟ مشکل آن جا است که ما هیچ‌گاه روش نوشتن گزارش را به صورت اصولی یاد نگرفته‌ایم. در این مقاله از آرنگنامه قصد داریم روش درست تهیه گزارش را به شما آموزش بدهیم.
ارکان گزارش نویسی
در کار گزارش دهی، با سه عامل یا پدیده روبرو هستیم و باید به هماهنگی میان این پدیده ها توجه کنیم. این سه پدیده عبارتند از:
- گزارش دهنده
- گزارش گیرنده
- گزارش
در میان سه عامل بالا، گزارش دهنده نقش ویژه و یگانه ای را برعهده دارد ؛ زیرا اوست که چیزی را می داند و می خواهد به دیگری انتقال دهد. به همین دلیل، گزارش دهنده باید راه های انتقال این دانایی را بداند یا فرا گیرد.
فایده گزارش نویسی
فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت ، صحت و روشنی است.
مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید و بر مبنای آن ها ، تصمیم گیری نماید.
گزارش دهنده و گیرنده گزارش، دو سوی مهم ارتباط در گزارش هستند.
انواع گزارش
معمولاً گزارشها بر اساس نیازها و یا سفارشهایی که برای آن ها وجود دارند، تهیه میشوند و مطالبی که در داخل یک گزارش جای میگیرند میتواند پاسخگوی نیازها یا سفارشهای مخاطبان باشد.
بنابر این، طبقهبندیهای گوناگونی برای محتوای یک گزارش سازمانی وجود دارد که در این جا به برخی از آن ها اشاره میگردد:
- گزارش کتبی
- گزارش شفاهی
- گزارش رسمی کوتاه
- گزارش رسمی بلند
- گزارش توضیحی
- گزارش تحلیلی
- گزارش ارزشیابی
انواع روش های گزارش نویسی
تهیه گزارش به یکی از این دو شکل مربوط می شود:
الف: از شما خواسته می شود گزارش تهیه کنید
هنگامی که از شما خواسته می شود یک گزارش تهیه کنید، می توانید این خواسته را به یک سؤال تبدیل نمایید.
مثال
اگر از شما خواسته شود که گزارشی از « نحوه گردش مکاتبه ها در داخل واحد » برای رییس سازمان تهیه کنید، این طور فرض کنید که او می خواهد بداند چه نارسایی هایی باعث به تعویق افتادن پاسخ نامه ها شده، و علت این نارسایی ها چیست؟
وقتی فکر می کنید سؤال را به طریق صحیح تنظیم کرده اید، باید خود را به جای خواننده اصلی گزارش گذاشته و بپرسید : « آیا همه اطلاعات مورد نیاز را در پاسخ به این سؤال، بدست می آورم؟ » و اگر به نتیجه مثبت رسیدید، شروع به تدوین گزارش نمایید ؛ در غیر این صورت سؤال خود را باید اصلاح کنید.
ب: خود شروع به تهیه گزارش می نمایید
وقتی بر اساس خواسته فردی دیگر ، گزارش تهیه می کنید ، آن شخص منظور شما را می داند.
ولی وقتی که شما آغاز کننده مکاتبه هستید، خواننده از ابتدا هیچ گونه آگاهی از منظور شما ندارد؛ پس مسأله را به عنوان یک سؤال، از خواننده بپرسید.
مثال:
اگر بخواهید گزارشی از کندی کار در گردش مکاتبه های اداری، بدون هیچ گونه خواسته قبلی به اطلاع رییس سازمان برسانید، می بایست:کار خود را با یک توضیح علمی در مورد چگونگی « گردش مکاتبه‌ها » در سازمان های موفق مشابه شروع کرده، سپس علت های نارسایی و کندی کار را در سازمان متبوع خود توضیح دهید و نیز راه حل های رسیدن به هدف را ارایه نمایید.
مراحل چهارگانه گزارش نویسی
هر گزارش، از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب، مراحل چهار گانه ذیل را از سر می گذراند:
- مرحله برنامه ریزی و تهیه مقدمات
- مرحله تنظیم و سازماندهی مطالب
- مرحله نگارش
- مرحله تجدید نظر و تهیه متن نهایی
نکات مهم در رعایت توالی مراحل گزارش نویسی
لازم است در اجرای مراحل چهارگانه گزارش نویسی، به موارد ذیل توجه نمایید:
- مراحل چهارگانه و ترتیب آن ها بخوبی درک شوند.
- هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد.
- نباید مرحله ای جایگزین مرحله ی دیگر شود.
عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش، به صورت نوشته ای مبهم، بی سر و ته و مغشوش درآید و نتیجه کار، صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد بود.
