اولین خبرنامه الکترونیکی در حوزه آموزش منابع انسانی

h

مطالب مشابه:

ارزیابی اثربخشی آموزش

ارزیابی میزان اثربخشی آموزش

در این مقاله به اهمیت ارزیابی میزان موثر واقع شدن آموزش در سازمان ها پرداخته می‌شود. همچنین چندین مدل مطرح برای کمک به سازمان ها بمنظور ارزیابی کارمندان ارائه شده است.

تصویر هوش هیجانی

اهمیت، ابعاد و مرزبندی‌های هوش هیجانی

در مقاله قبل از هوش هیجانی به معرفی آن پرداختیم. در این مقاله از آرنگنامه به معرفی معیارهای هوش هیجانی، مقایسه آن با بهره هوشی، …

مخاطره‌های جسمی روانی محیط کار

خطرهای مرتبط با سلامت روانی خطرهای مرتبط با سلامت روانی در محل کار، ممکن است از عوامل سازمانی یا شخصی، ایجاد شوند؛ از جمله ‌می‌توان …

مدیریت استرس در سازمان

مفهوم استرس شغلی استرس شغلی، نوعی اختلال مزمن روانی است که در اثر شرایط سخت کاری به وجود ‌می‌آید و روی عملکرد فردی، سلامت جس‌می‌و …

دوره‌های آرنگ:

درک نقش رییس جلسات

نحوه اداره جلسات و نقش رییس جلسه

امتیاز
5/5

در گذشته راجع به ضرورت تشکیل جلسات و نحوه برنامه ریزی برای تشکیل جلسه مانند انتخاب اعضا و تعیین محل جلسات صحبت کردیم. در این مقاله از آرنگنامه می‌خواهیم راجع به نحوه‌ی اداره کردن یک جلسه و اهمیت رییس آن صحبت کنیم.

درک نقش رییس جلسات

رئیس‌ جلسه‌ همزمان‌ اداره کننده‌ جلسه‌ و عضو فعال‌ آن‌ نیز محسوب‌ می‌شود.در صورتی‌ که‌ پیشرفت‌ جلسه‌ رضایت‌بخش‌ نباشد، می‌تواند محدودیت‌هایی‌ وضع‌ کند و در مورد نقطه نظرات‌ خود به طور فعال‌ بحث‌ کند.این فرد اختیار تعیین مقررات برگزاری جلسات را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانین حاکم بر جریان مذاکرات، حفظ نظم و برگزاری موفقیت آمیز جلسات است.

مهارت‌های رئیس جلسه:

  • قاطعیت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشکلات
  • توانایی خلاصه کردن مذاکرات به شکلی مفید و قابل فهم
  • انعطاف پذیری به هنگام برخورد با سبک و لحن متفاوت افراد
  • پذیرایی نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آن‌ها
  • رعایت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شرکت‌کنندگان و توجه یکسان به آن‌ها

رئیس جلسه باید قبل از شروع جلسه بسته به هدفی که یک جلسه دنبال ‌می‌کند شیوه مدیریت آن را‌‌‌ترسیم کند و فی‌البداهه به سراغ هدایت جلسات نرود.

وظایف رییس جلسات

شناسایی شرکت‌کنندگان:

از قبل در مورد کلیه افرادی که قرار است در جلسه حضور یابند کسب اطلاع کنید و با آن‌ها آشنا شوید.

رعایت عدالت:

 جانب عدالت را رعایت کنید تا کلیه گروه‌‌های ذینفع فرصت بیان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن‌بست رسیدن جلسات جلوگیری شود.

شناسایی تیپ‌‌های شخصیتی:

باید از مهارت‌‌های فردی خود در زمینه شناخت تیپ‌‌های مختلف شخصیتی و سازگار شدن با آن‌ها استفاده کنید.

فراهم آوری تسهیلات لازم:

 قرار دادن آمار و اطلاعات، لوازم التحریر، کاغذ یادداشت و…مربوط به جلسات، قبل از ورود شرکت‌کنندگان بر روی میز محل استقرار آنان، نشانه نظم و انضباط حاکم در جلسه بوده و فهم مطالب ارائه شده به وسیله برگزارکنندگان جلسه را برای شرکت‌کنندگان تسهیل ‌می‌نماید.

تأکید بر اهداف:

 اگر ریاست جلسات را بر عهده دارید، کار را با خلاصه کردن اهداف کلی و جزئی آغاز کنید تا کلیه شرکت‌کنندگان در طول نشست آن‌ها را به خاطر داشته باشند.

کاربرد آیین نامه‌‌های قانونی:

با کمک آیین‌نامه‌‌های قانونی ‌‌‌می‌توان جلسه را کنترل کرد و در عین حال به موضوع بحث جهت داد.این آیین‌نامه‌‌ها نشان دهنده آن دسته از اختیارات قانونی هستند که به واسطه قوانین و مقررات حاکم بر نحوه تشکیل جلسات در اختیار رییس جلسه قرار دارند.

تشخیص مخالفت‌‌ها:

اگر فکر ‌می‌کنید نقطه نظراتتان با مخالفت شدید افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسایی و قبل از تشخیص جلسه به نحوی با آن‌ها گفتگو کنید.

وضعیت ظاهر و شیوه سخن گفتن:

 وضعیت ظاهر و طرز صحبت کردن ما ضامن انتقال صحیح پیام به دیگران است.باید با اعتماد به نفس کامل و واضح صحبت کنید.داشتن ظاهری «حرفه‌ای» موجب ‌‌می‌شود که مخاطبان هنگام شنیدن صحبت‌‌هایمان احترام بیشتری برای ما قائل شوند.

گوش دادن به صحبت دیگران:

درست گوش کردن در نشست‌‌ها به اندازه درست صحبت کردن (و گاه بیش از آن) اهمیت دارد.باید معانی مستتر در پس کلمات و عبارات را دریابید.

نکته:

با اشتیاق به سخنان حاضرین در جلسات گوش دهید.

وقتی یکی از شرکت‌کنندگان مشغول مطرح کردن نظراتش است، حرف وی را قطع نکنید و بگذارید با خیالی آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.

نکته:

از تحمیل عقیده خود اجتناب کنید.

اجزای جلسه

اجزای عمده جلسات عبارتند از:

  • محتوا
  • تعامل
  • ساختار

محتوا

عبارتست از اطلاعات، دانش، تجربه، عقاید، ایده‌‌ها، اسطوره‌‌ها، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی که شرکت‌کنندگان همراه خود به جلسه ‌می‌آورند.

رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:

  • مباحث را خلاصه کند.
  • از موضوع خارج نشود.
  • ابتکار عمل داشته باشد.
  • قدرت تصمیم‌گیری جلسه را بیازماید.

تعامل

عبارتست از نحوه همکاری شرکت‌کنندگان در پروراندن محتوای جلسه و شامل احساسات، طرز تلقی‌‌ها و توقعاتی ‌‌می‌شود که در همکاری، گوش فرا دادن، اشتراک مساعی، اعتماد و صراحت شرکت‌کنندگان تأثیر ‌می‌گذارد.

رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:

  • عکس العمل‌‌ها و احساسات را بررسی کند.
  • اختلاف نظر و تقابل‌‌ها را مورد تشویق قرار دهد.
  • اشتراک مساعی را تقویت کند.
  • حل و فصل تضادها را تسهیل کند.

ساختار

عبارتست از نحوه سازماندهی اطلاعات و شرکت‌کنندگان به منظور وصول به هدف جلسه.

رئیس کارآمد باید به این نکات توجه داشته باشد:

  • ضوابط و مقررات برای جلسه وضع کند.
  • نقش‌‌ها را مشخص کند.
  • هدف‌‌ها را بیان کند.
  • وقت را کنترل کند.
  • دستور کار تهیه کند.